Quy trình gửi đăng bài được thực hiện tuân theo các bước sau:

Bước 1: Đăng ký

Đầu mối thực hiện:

Nội dung:

Các Đơn vị (được hiểu là các cơ sở/viện/khoa/bộ môn trực thuộc trường) thông báo về việc triển khai thực hiện FWPS tới GV, SV.
SV, GV đăng ký gửi bài FWPS theo Đơn vị của SV.
Các Đơn vị chủ động xây dựng kế hoạch triển khai cụ thể việc thực hiện FWPS tại đơn vị của mình.
Các Đơn vị lập danh sách SV và GVHD (bằng bản cứng và bản mềm) đăng ký gửi bài viết FWPS (bao gồm tên SV, tên GVHD, tên bài viết). Danh sách đăng ký gửi bài viết FWPS (bản cứng) gửi trực tiếp lên P. QLKH, bản mềm
Danh sách bản scan (có chữ ký của lãnh đạo Đơn vị) gửi vào địa chỉ email: qlkh@ftu.edu.vn. Việc lập và gửi danh sách đăng ký gửi bài viết FWPS lên P. QLKH được tiến hành vào cuối mỗi quý.

Bước 2: Tổ chức phản biện

Đầu mối thực hiện:

Nội dung:

Các Đơn vị tổ chức phân 01 phản biện kín độc lập, phản biện nội dung và hình thức bài viết theo đúng hình thức FWPS (Lưu ý: Bên cạnh phản biện về chất lượng nội dung bài viết, các Đơn vị yêu cầu SV trình bày bài theo đúng hình thức theo Quy định trên website fwps.ftu.edu.vn).
Sau khi có nhận xét phản biện đối với bài viết, Các Đơn vị chuyển nhận xét phản biện bài viết cho sinh viên và GV.
SV chỉnh sửa bài viết theo góp ý của phản biện và nộp lại Các Đơn vị.
Giáo viên phản biện ký xác nhận bài viết sau khi SV đã chỉnh sửa theo góp ý và bài viết đạt yêu cầu để công bố.
Trường hợp các bài viết không đạt yêu cầu, Các Đơn vị có quyền loại bỏ, không gửi các bài viết đó lên P. QLKH để thực hiện công việc công bố bài viết.
Trong thời gian 04 tuần kể từ thời điểm SV gửi bài viết cho Các Đơn vị, Các Đơn vị sẽ chuyển bài viết sau khi đã chỉnh sửa theo góp ý của phản biện và có xác nhận của GV phản biện lên P. QLKH thông qua đường link Google form P. QLKH đã cung cấp cho CB phụ trách FWPS tại các Đơn vị.

Đầu mối thực hiện:

Nội dung:

QLKH kiểm tra các bài viết từ các Đơn vị chuyển lên (gửi trả lại Đơn vị để yêu cầu nhóm tác giả chỉnh sửa nếu bài viết chưa đáp ứng yêu cầu về nội dung và/hoặc hình thức theo Quy định)
Cấp mã số, đăng tải bài viết lên trên website của Trường.
Thời gian thực hiện: tối đa không quá 08 tuần kể từ ngày các đơn vị gửi nội dung bài viết

Đầu mối thực hiện:

Nội dung:

Việc đánh giá và xét thưởng các bài viết được thực hiện 01 lần/năm.
QLKH là đơn vị đầu mối thực hiện việc đánh giá và xét thưởng đối với các bài viết đã được công bố trên FWPS.
QLKH tổ chức buổi lễ trao giải thưởng.